Grâce à bookU, l'administration se fait en toute simplicité : L'expérience du centre de logement pour la jeunesse De Barkentijn

Avec une histoire remontant à 1868, De Barkentijn à Nieuwpoort peut être qualifié de monument, où des histoires ont été créées sur plusieurs générations. Construit à l'origine comme la villa majestueuse d'un riche magnat, De Barkentijn a parcouru un long chemin pour devenir le centre d'hébergement pour jeunes qu'il est aujourd'hui. « Mais les temps nouveaux apportent aussi de nouveaux défis », déclare Nicolas Vermote, directeur de De Barkentijn. Pour relever ces défis en termes de gestion du personnel et d'administration, il a été décidé il y a quelque temps de collaborer avec bookU. 

Les nombreuses turbulences administratives imposent un changement de direction

En tant que directeur de De Barkentijn depuis 2019, Nicolas Vermote est confronté à la tâche importante de respecter l'aspect patrimonial tout en modernisant l'administration. « Dans l'air du temps, l'augmentation des tâches administratives liées au déploiement d'employés (temporaires) représentait des défis de plus en plus insistants », explique Nicolas Vermote. « Par exemple, il nous arrivait d'oublier de rédiger des contrats ou de ne pas envoyer à temps les déclarations Dimona, avec toutes les conséquences que cela impliquait. De même, la communication avec nos étudiants en emploi a parfois été un peu plus difficile", souligne M. Vermote. « Cependant, pour De Barkentijn lui-même, mais aussi pour BarCour, notre bar pop-up d'été, nous ne bénéficions pas du tout d'une absence de disponibilité de dernière minute. »

En d'autres termes, il fallait une solution pour simplifier les tâches administratives et améliorer la communication avec les employés. C'est ainsi qu'est né bookU ! 

Moins d'oublis, une meilleure communication grâce à bookU

« Avec son interface intuitive et ses fonctionnalités étendues, bookU nous a semblé offrir exactement ce dont nous avions besoin dès le départ », déclare M. Vermote. « Je suis particulièrement impressionné par sa possibilité de générer automatiquement des contrats et des déclarations Dimona, ce qui permet d'éliminer les erreurs humaines ou les oublis et de gagner du temps. »

« En outre, le staff app de bookU offre un moyen transparent de communiquer avec notre personnel, en particulier avec la génération plus jeune qui est habituée aux outils digitaux », ajoute Vermote. « Les étudiants en emploi peuvent indiquer leurs disponibilités via cette seule application, ce qui fait de la confirmation des quarts de travail et de la planification un jeu d'enfant. »  

Un élément essentiel des opérations quotidiennes

Le passage à bookU a marqué un tournant pour The Barkentijn. Grâce à la fiabilité et à la simplicité d'utilisation de la plateforme, le centre d'hébergement pour jeunes a pu simplifier son administration sans compromettre l'importance qu'il accorde à l'hospitalité et au service. « En 2 ans seulement, bookU est devenu un élément essentiel du fonctionnement quotidien de notre centre d'hébergement de jeunes. L'outil, qui fonctionne de manière très stable, nous a non seulement fait gagner du temps, mais nous a aussi apporté la tranquillité d'esprit. Nous sommes prêts pour les cent prochaines années ! conclut le directeur satisfait.

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