Politique de confidentialité

Vos données personnelles sont collectées et traitées par bookU S.A., ci-après dénommée « bookU ». Le siège social de bookU est sis Ambachtenstraat 33, à 8870 Izegem, son numéro d’entreprise est 0629815258.

Cadre légal

bookU traite les données à caractère personnel conformément aux exigences légales énoncées dans le Règlement général sur la protection des données (« RGPD »), mieux connu sous le nom de General Data Protection Regulation ou « GDPR », et, le cas échéant, la loi belge relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements des données à caractère personnel.

Champ d’application de la Déclaration de confidentialité

Chez bookU, la protection de vos données personnelles est primordiale. C’est pourquoi nous nous engageons à protéger vos données personnelles avec le plus grand soin et à ne les traiter que de manière honnête et légale.

L’objectif de la présente Déclaration de confidentialité est donc de vous informer sur la manière dont bookU traite les données personnelles et à quelles fins, et de clarifier les droits que vous pouvez exercer en tant que personne concernée. Aussi vous demandons-nous de prendre le temps de lire cette Déclaration de confidentialité. Vous avez encore des questions ? N’hésitez pas à nous contacter via privacy@booku.be.

La présente Déclaration de confidentialité s’applique au traitement des données à caractère personnel dans le cadre de nos relations avec nos clients, nos fournisseurs et nos partenaires et de l’utilisation de notre site web.

À quelles fins utilisons-nous vos données personnelles (nos finalités) et sur quelle base juridique ?

Les données à caractère personnel sont les données qui nous permettent de vous identifier directement ou indirectement en tant que personne physique, conformément à la définition de l’article 4 du RGPD. Vous pouvez nous fournir vos données personnelles dans le cadre des activités suivantes, aux fins correspondantes et sur la base du fondement juridique indiqué :

Traitement des questions des clients :

Pour tous questions ou commentaires, vous pouvez prendre contact avec bookU via le formulaire de contact ou la fonction de messagerie instantanée sur notre site web. Nous demandons les données suivantes : nom de l’entreprise, prénom, nom, adresse électronique, numéro de téléphone et contenu du message. L’utilisation de ces données personnelles est justifiée par l’existence de notre intérêt légitime à réagir à votre question ou à vos remarques de la meilleure façon possible et, par conséquent, à vous aider.

Demander une démo :

Nous recueillons vos prénom, nom, adresse électronique et numéro de téléphone afin de pouvoir vous contacter pour organiser une démonstration. Ceci est justifié par l’existence de notre intérêt légitime à pouvoir organiser la démonstration pour vous. Ce n’est que si vous cochez la case nous autorisant à prendre contact avec vous pour d’autres annonces intéressantes que nous utiliserons également les données communiquées. Pour ces communications, nous sollicitons votre consentement, et vous pouvez le retirer à tout moment. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment en cliquant sur le lien de désinscription qui se trouve au bas de chaque e-mail envoyé. Veuillez noter que le retrait de votre consentement n’affecte pas les opérations de traitement que bookU effectuait lorsque votre consentement n’a pas été retiré.

Communication marketing :

Lorsque vous vous inscrivez à notre lettre d’information, vous nous fournissez votre adresse électronique. Vous pouvez ainsi être informé des informations importantes sur les produits, des cas d’utilisation intéressants, des nouvelles fonctionnalités, des événements, des actions et promotions, etc. Notre lettre d’information contient également ce que l’on appelle des « pixels de suivi ». Le suivi permet une analyse statistique de l’impact d’une campagne de marketing, par exemple pour vérifier si l’e-mail de la lettre d’information a été ouvert. Les données personnelles collectées par le biais de ces pixels sont enregistrées et analysées afin d’optimiser la forme et le contenu de la lettre d’information et de mieux adapter le contenu à vos intérêts à l’avenir. Ces données personnelles ne sont pas transmises à des tiers. Si vous êtes déjà client chez nous, vous pouvez également recevoir occasionnellement des e-mails intéressants de notre part lorsque nous voulons vous informer de changements importants apportés à l’outil, de conseils et d’astuces, de nouvelles fonctionnalités, etc. Ceci est basé sur notre intérêt légitime. Bien entendu, vous pouvez toujours vous désabonner de nos lettres d’information en cliquant sur le lien de désabonnement figurant au bas de chaque lettre d’information envoyée.

Postuler pour un emploi chez bookU :

bookU traite les données personnelles que vous fournissez (p. ex. vos données d’identification, vos coordonnées, votre CV, votre lettre de candidature, votre profil LinkedIn, vos résultats de tests, etc.) par e-mail ou parfois nous recevons également ces informations de la part de tiers, tels que des partenaires qui nous assistent dans le processus de candidature (par exemple, Accent & Vind !) ou des fournisseurs de médias sociaux avec lesquels nous travaillons pour le recrutement de nouveaux employés (tels que LinkedIn). Ceci a pour but d’évaluer si vous correspondez bien à l’entreprise et de faciliter le processus de candidature.

Événements :

Lorsqu’une personne s’inscrit à l’un de nos événements, nous lui demandons de fournir certaines informations pour pouvoir y participer. Nous vous demanderons votre nom, votre adresse électronique, votre fonction et l’organisation pour laquelle vous travaillez. Nous recueillons ces informations sur la base de notre intérêt légitime de compléter votre inscription afin d’assurer la meilleure expérience événementielle pour tous.

Autres relations :

Nous recueillons les coordonnées de nos fournisseurs, clients et partenaires du moment. Nous traitons ces informations pour conclure nos accords et gérer nos relations ou nos partenariats. Ce traitement est donc nécessaire à la conclusion et à l’exécution de nos contrats et relations d’affaires.

bookU considère vos données personnelles comme confidentielles et s’engage à les traiter uniquement d’une manière compatible avec les objectifs pour lesquels elles ont été collectées à l’origine.

Quels sont vos droits ?

En vertu du RGPD, les personnes concernées disposent de plusieurs droits pour garder le contrôle sur l’utilisation de leurs données personnelles. Au sein de bookU, nous avons donc mis au point une procédure vous permettant d’exercer vos droits sur les données personnelles que vous nous avez confiées. Cela contribue à une politique de protection des données correcte et structurée et à la confiance que nos clients accordent à bookU.

Toutefois, dans le contexte de nos services spécifiques, bookU agit principalement en tant que sous-traitant des données personnelles en vertu de la loi sur la protection des données, tandis que le client lui-même agit en tant que responsable du traitement des données. Dans ce contexte, bookU transmettra votre demande concernant vos données personnelles au responsable du traitement concerné.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits ci-dessous, vous pouvez prendre contact avec nous via : privacy@booku.be.

Droit à l’information

Vous avez le droit de nous demander des informations sur les données personnelles que nous traitons à votre sujet, ainsi que des informations supplémentaires sur :

les finalités pour lesquelles bookU traite ces données personnelles,
les catégories de données à caractère personnel concernées,
les destinataires,
si possible, la durée de conservation ou, si cela n’est pas possible, les critères de détermination de cette durée,
les informations dont dispose bookU sur la source des données si bookU obtient des données à caractère personnel par l’intermédiaire d’un tiers,
l’existence d’une prise de décision automatisée.

Droit de rectification des données

Si vous constatez que les données personnelles traitées par bookU sont incomplètes, inexactes ou obsolètes, vous avez le droit de les faire rectifier.

Droit à l’effacement des données (« droit à l’oubli »)

Vous avez le droit de faire supprimer les données personnelles traitées par bookU. Attention, cela n’est possible que dans les circonstances suivantes :

bookU n’a plus besoin de vos données personnelles pour réaliser les objectifs pour lesquels elles ont été collectées ;
vous retirez votre consentement antérieur au traitement et bookU n’a pas d’autre fondement légal justifiant le traitement (ultérieur) ;
vous vous opposez au traitement de vos données personnelles et bookU n’a pas de fondements plus importants et justifiés pour le traitement (ultérieur) par bookU ;
vos données personnelles sont traitées illégalement par bookU ;
vos données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale.

Sur demande, vous recevrez une copie gratuite des données traitées.

Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel lorsque l’un des cas suivants s’applique :

vous contestez l’exactitude de vos données personnelles : leur utilisation sera restreinte pendant la période nécessaire à bookU pour vérifier l’exactitude des données ;
le traitement de vos données personnelles est illégitime : au lieu de supprimer vos données, vous demandez à ce que leur utilisation soit limitée ;
vous vous êtes opposé au traitement de vos données à caractère personnel (voir point 4.5) et, jusqu’à ce qu’une décision soit prise sur l’exercice de votre droit d’opposition au traitement, vous demandez la limitation de l’utilisation de vos données à caractère personnel.

Droit d’opposition au traitement de vos données personnelles

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles si le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de bookU ou sur des motifs d’intérêt public. Nous cessons le traitement à moins que nous ne puissions démontrer des raisons légitimes impérieuses de poursuivre le traitement ou dans le but de répondre à des exigences légales. Vous pouvez également vous opposer au traitement des données à des fins de marketing direct, afin que vos données personnelles ne soient plus traitées à ces fins.

Le droit de déposer une plainte

Si, à un moment, vous pensez que bookU porte atteinte à votre vie privée, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité belge de protection des données : Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Tél. +32 (0) 2 274 48 00, e-mail : contact@apd-gba.be

Combien de temps bookU conserve-t-il vos données personnelles ?

bookU a élaboré une politique permettant de conserver vos données personnelles de manière sécurisée. Nous ne conservons ces données que le temps d’atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus ou de respecter nos obligations légales ou contractuelles. Si vous souhaitez que bookU ne conserve plus vos données personnelles ou si vous voulez plus d’informations sur les périodes de conservation que nous utilisons, veuillez nous joindre à l’adresse suivante : privacy@booku.be.

Avec quels tiers les données personnelles sont-elles partagées ?

bookU s’abstient de divulguer les données personnelles des personnes concernées à des tiers, sauf dans les cas spécifiques suivants :

Les données personnelles peuvent être partagées avec des prestataires de services externes auxquels bookU a confié certaines activités de traitement (p. ex., la construction, la gestion et la maintenance du site web, la gestion de la base de données des clients, les services cloud, etc.). bookU sélectionne soigneusement ses partenaires de manière à ce qu’ils traitent vos données personnelles aussi consciencieusement que bookU le fait lui-même. En outre, ils ne reçoivent ces données personnelles que pour les traiter au profit de bookU et le font selon nos instructions. bookU ne vend donc pas vos données personnelles à des tiers et ces derniers ne peuvent pas utiliser les données à leurs propres fins (commerciales). BookU a également conclu un accord de sous-traitance avec chacune de ces parties (les « sous-traitants »).
Si bookU a l’obligation légale de divulguer des données personnelles.

Dans le cas où les données à caractère personnel doivent être transférées à un tiers en dehors de l’EEE, comme les fournisseurs de logiciels et les services cloud, bookU applique les règles sur le transfert international des données personnelles conformément aux dispositions du RGPD.

Comment bookU protège-t-il vos données personnelles ?

bookU a mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour empêcher la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la divulgation de vos données personnelles à des tiers, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données. Nous avons tout mis en œuvre pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des systèmes d’information et des services dans lesquels les données à caractère personnel sont traitées. Ces mesures comprennent des mesures de sécurité physiques, techniques et opérationnelles, des contrôles d’accès, des clauses de sensibilisation et de confidentialité.

Si vous le souhaitez, vous pouvez toujours obtenir plus d’informations sur les mesures de sécurité concrètes prises par bookU pour protéger les données personnelles en contactant privacy@booku.be.

Modifications de notre Déclaration de confidentialité

Nous pouvons modifier ou mettre à jour la présente Déclaration de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou les changements dans la législation applicable. Pour ce faire, nous publions la version mise à jour sur ce site web. Lorsque nous publions des modifications de notre Déclaration de confidentialité, nous modifions la date et le numéro de version de la dernière mise à jour de notre Déclaration de confidentialité. Les changements importants seront signalés sur notre page d’accueil. Néanmoins, nous vous encourageons à prendre régulièrement connaissance de notre Déclaration de confidentialité.