Déclaration de confidentialité générale bookU

dernière mise à jour : 19 mars 2024

Vos données personnelles sont collectées et traitées par bookU dont le siège social est situé Spinnerijstraat 97 - 8500 Kortrijk et qui est enregistrée sous le numéro d'entreprise 0629815258, en sa qualité de responsable du traitement et de sous-traitant (ci-après "nous", "notre", "nos").

1. Portée de la déclaration de confidentialité

bookU s'engage à protéger vos données (personnelles) avec le plus grand soin et à ne les traiter que de manière loyale et licite conformément aux dispositions du GDPR[1], y compris toute loi ou règlementation nationale ou internationale actuelle ou toute loi ou règlementation future remplaçant le GDPR (ci-après dénommées ensemble "Droit Applicable en matière de Protection des Données").

La présente déclaration de confidentialité (ci-après "Déclaration de Confidentialité") s'applique à vos données personnelles que nous collectons et traitons dans le cadre de nos relations avec les clients, de l'utilisation de notre site web, notre platform BookU et de nos fournisseurs et partenaires. L'objectif de cette déclaration de confidentialité est de vous informer sur la manière dont bookU traite les données personnelles et à quelles fins, et de clarifier les droits que vous pouvez exercer en tant que personne concernée. Nous vous demandons donc de prendre le temps de lire cette déclaration de confidentialité. Avez-vous encore des questions ? N'hésitez pas à nous contacter à l'adresse privacy@booku.be.

2. Aperçu des finalités, données personnelles et bases juridiques

Les données personnelles sont définies comme toute information permettant d'identifier directement ou indirectement une personne physique. bookU considère vos données personnelles comme confidentielles et s'engage à ne les traiter que d'une manière compatible avec les finalités pour lesquelles elles ont été collectées à l'origine. Dans le cadre des activités suivantes, aux fins correspondantes et sur la base juridique indiquée, bookU peut traiter vos données personnelles :

2.1 bookU en sa qualité de responsable du traitement

• Traitement des questions des clients : pour toutes vos questions ou commentaires, vous pouvez contacter bookU via le formulaire de contact ou la fonction de chat de notre site web.

• Demande de démonstration : pour demander une démonstration, veuillez contacter bookU via le formulaire de contact ou la fonction "chat" de notre site web.

• Communication marketing : en vous inscrivant à notre newsletter, vous resterez informé des informations importantes sur les produits, des cas d'utilisation intéressants, des nouvelles fonctionnalités, des événements, des actions et des promotions, etc.

Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment via le lien de désinscription figurant au bas de chaque e-mail envoyé. Veuillez noter que le retrait de votre consentement n'affecte pas les opérations de traitement effectuées par BookU lorsque votre consentement n'a pas été retiré.

La lettre d'information contient également des "pixels de suivi". Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans notre déclaration relative aux cookies.

• Postuler à un poste chez bookU : pour postuler, veuillez contacter bookU via le formulaire d'emploi.

Pour ce faire, diverses sources sont utilisées dans le but d'évaluer si vous correspondez bien à l'entreprise et de faciliter le processus de candidature.

• Événements : pour participer aux événements, vous pouvez vous inscrire via le formulaire d'inscription.

• Service : vers le bénéficiaire de l'outil.

• Autres relations :

2.2 bookU en sa qualité de sous-traitant

• Service : vers les utilisateurs d'outils.

Lorsque le traitement de vos données personnelles, tel qu'indiqué dans le tableau ci-dessus, est une exigence légale ou contractuelle, ou une exigence nécessaire à la conclusion d'un contrat, vous êtes tenu de fournir les données personnelles. En cas de refus, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de conclure un accord avec vous.

3. Vos droits en tant que personne concernée

Sous réserve des conditions et limitations de la législation applicable en matière de protection des données, les personnes concernées disposent de plusieurs droits pour contrôler elles-mêmes l'utilisation de leurs données personnelles. Au sein de bookU, nous avons donc mis au point une procédure vous permettant d'exercer vos droits concernant les données personnelles que vous nous avez confiées. Cela contribue à une politique de protection des données solide et structurée et à la confiance que nos clients accordent à bookU.

Dans le cadre de nos services spécifiques, bookU agit principalement en tant que sous-traitant de données personnelles en vertu de la loi sur la protection des données, tandis que le client lui-même agit en tant que responsable du traitement des données. Dans ce cas, bookU renverra votre demande concernant vos données personnelles au responsable du traitement concerné.

Les droits ci-dessous peuvent être exercés gratuitement en envoyant un courriel à privacy@booku.be. Sous réserve d'exceptions légitimes en vertu des lois applicables en matière de protection des données, nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d'un mois à compter de sa réception. Il se peut que nous demandions d'abord des informations supplémentaires pour confirmer votre identité et nous assurer que la demande émane bien de vous.

3.1. Droit d'accès à vos données personnelles

Vous avez le droit de demander l'accès ou une copie des données personnelles que nous collectons à votre sujet, ainsi que les informations supplémentaires suivantes :

• les finalités pour lesquelles bookU traite ces données personnelles ;
• les catégories de données personnelles concernées
• les destinataires ;
• si possible, la durée de conservation ou, si cela n'est pas possible, les critères de détermination de cette durée ;
• les informations dont dispose le bookU sur la source des données si le bookU obtient des données personnelles par l'intermédiaire d'un tiers ;
• l'existence d'une prise de décision automatisée.

3.2. Droit de rectification

Vous avez le droit, si vous constatez que les données personnelles traitées par bookU sont incomplètes, inexactes ou périmées, de les faire corriger ou de compléter les données personnelles incomplètes que nous détenons à votre sujet.

3.3. Droit à l'effacement des données ("droit à l'oubli")

Vous avez le droit de faire supprimer vos données personnelles de nos systèmes.

La demande d'effacement de vos données personnelles ne peut pas toujours être accordée en raison d'obligations contractuelles ou légales. Les obligations ci-dessous seront respectées chaque fois que nous répondrons à votre demande :

• bookU n'a plus besoin de vos données personnelles pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées ;
• vous retirez votre consentement antérieur au traitement et bookU n'a pas d'autre base légale justifiant le traitement (ultérieur) ;
• vous vous opposez au traitement de vos données personnelles et BookU n'a pas de motifs plus importants et justifiés pour le traitement (ultérieur) par BookU
• vos données personnelles sont traitées illégalement par BookU ;
• vos données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale.

3.4. Droit d'opposition

Votre droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles si le traitement est basé sur l'une des situations suivantes :

• vous contestez l'exactitude de vos données personnelles : leur utilisation est limitée pendant une période nécessaire à bookU pour vérifier l'exactitude des données ;
• le traitement de vos données personnelles est illégal : au lieu d'effacer vos données, vous demandez que leur utilisation soit limitée ;
• vous vous êtes opposé au traitement de vos données personnelles (voir section 3.6) et, jusqu'à ce qu'une décision soit prise sur l'exercice de votre droit d'opposition au traitement, vous demandez que l'utilisation de vos données personnelles soit limitée.

3.5. Droit de retirer votre consentement

Pour le traitement de vos données personnelles que nous collectons avec votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Par exemple, vous pouvez vous désabonner des newsletters à tout moment. Toutefois, le retrait de votre consentement n'affecte pas la légalité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.

3.6. Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles. Si vous exercez ce droit avec succès, nous continuerons à stocker vos données, mais nous en limiterons l'utilisation. Par exemple, vous pouvez faire cette demande si vous estimez que vos données personnelles sont inexactes ou si leur traitement n'est pas justifié. Nous ne sommes tenus de satisfaire ces demandes que dans des cas spécifiques, comme le prévoit la loi.

3.7. Droit à la portabilité des données

Le droit d'obtenir les données personnelles vous concernant que nous traitons dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de faire transmettre ou copier ces données à un autre responsable du traitement.

3.8. Droit d’introduire une réclamation

Si vous estimez que nous portons atteinte à vos droits en matière de protection des données, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité belge de protection des données : Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Tel +32 (0) 2 274 48 00, email : contact@apd-gba.be.

4. Destinataires

Nous nous abstenons de divulguer ou de vendre vos données personnelles à des tiers et de les rendre publiques, sauf dans les cas spécifiques suivants :

• Les données personnelles peuvent être partagées avec des prestataires de services externes auxquels bookU a confié certaines activités de traitement (par exemple, la construction, la gestion et la maintenance du site web, la gestion de la base de données des clients, les services en nuage, etc.) BookU sélectionne soigneusement ses partenaires de manière à ce qu'ils traitent vos données personnelles aussi consciencieusement que bookU le fait lui-même. En outre, ils ne reçoivent ces données personnelles que pour les traiter au nom de bookU et le font selon nos instructions. bookU ne vend donc pas vos données personnelles à des tiers et ceux-ci ne peuvent pas les utiliser à leurs propres fins (commerciales). BookU a également conclu un accord de traitement avec chacune de ces parties ("sous-traitants").
• S'il existe une obligation légale pour BookU de transmettre des données à caractère personnel.

Nous comptons sur la coopération de certains prestataires de services externes qui peuvent avoir accès à vos données personnelles et les traiter en tant que responsables du traitement des données au nom et pour le compte de BookU pour la fourniture de services. En ce sens, nous appliquons des critères stricts pour la sélection des fournisseurs afin de nous conformer à nos obligations en matière de protection des données et BookU s'engage à signer avec eux l'accord de traitement des données correspondant, qui impose notamment les obligations suivantes : appliquer des mesures techniques et organisationnelles appropriées ; traiter les données à caractère personnel aux fins convenues et uniquement en tenant compte des instructions documentées de BookU ; et supprimer ou renvoyer les données une fois que le service a pris fin.

5. Transferts internationaux

bookU conforme au Droit Applicable en matière de Protection des Données en fournissant une protection adéquate pour le transfert de données personnelles à des destinataires situés dans des pays en dehors de l'Espace économique européen ("EEE").

Si nous transférons vos données personnelles vers un pays tiers ou une organisation internationale en dehors de l'EEE, nous veillerons à ce que vos données personnelles soient transférées vers des pays tiers considérés comme offrant un niveau de protection "adéquat" par la Commission européenne (une liste des pays tiers adéquats est disponible sur le site web de la Commission européenne) ou, alternativement, lorsque vos données à caractère personnel ne sont pas envoyées vers un pays offrant un niveau de protection adéquat, nous mettrons en place des garanties appropriées avec l'entité recevant vos données personnelles (par exemple, les clauses contractuelles types de l'UE ou les règles d’entreprise contraignantes, en tenant compte des exigences supplémentaires concernant les transferts internationaux, telles que les mesures supplémentaires) afin de garantir que vos données personnelles restent protégées conformément au Droit Applicable en matière de Protection des Données.

Si vous souhaitez recevoir de plus amples informations ou une copie de ces garanties, veuillez nous contacter à l'adresse électronique suivante : privacy@booku.be.

6. Conservation de vos données personnelles

bookU ne conserve pas vos données personnelles plus longtemps que ce qui strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles nous les avons reçues. Les périodes de conservation varient en fonction du type d'activité de traitement et de la finalité pour laquelle les données personnelles ont été collectées.

Nous conservons les données personnelles que nous collectons sur la base de votre consentement aussi longtemps que votre consentement reste valable.

Dans tous les cas, les données personnelles peuvent être conservées pendant une période plus longue s'il existe une raison légale ou réglementaire de le faire, ou pendant une période plus courte si vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel et qu'il n'y a plus de raison légitime de les conserver. Nous garantissons que vos données personnelles seront supprimées ou rendues anonymes à l'expiration de la période de conservation.

Si vous souhaitez recevoir de plus amples informations sur les périodes de conservation que nous appliquons, veuillez nous contacter à l'adresse email suivante : privacy@booku.be.

8. Coordonnées

Si vous avez des commentaires ou des questions concernant les informations contenues dans la présente Déclaration de Confidentialité, ou toute autre problème relatif au traitement de vos données personnelles, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : privacy@booku.be.

Si vous préférez nous contacter par courrier, veuillez le faire à l'adresse suivante : Privacy team, Spinnerijstraat 97 - 8500 Kortrijk.

9. Modifications de notre Déclaration de Confidentialité

Nous pouvons modifier ou mettre à jour la présente Déclaration de Confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques concernant le traitement de vos données personnelles ou les changements dans la législation applicable. Nous le ferons en publiant la version mise à jour sur le site web de bookU. Lorsque nous publierons des modifications de notre Déclaration de Confidentialité, nous changerons la date et le numéro de version de la "dernière mise à jour" de notre Déclaration de Confidentialité. Nous vous encourageons néanmoins à lire régulièrement notre Déclaration de Confidentialité.