Du tableau magnétique à la planification numérique du personnel chez Libeert

À propos de Libeert

Libeert est un fabricant familial belge de chocolat basé à Komen. L'entreprise produit aussi bien des figurines en chocolat que des tablettes et emploie environ 40 employés et 50 ouvriers. Pendant les périodes de forte activité, telles que la Saint-Nicolas ou Pâques, elle recrute une soixantaine de travailleurs saisonniers et 60 à 70 intérimaires supplémentaires.

Le défi : une planification fragmentée via un tableau magnétique

Avant l'utilisation de bookU, la planification du personnel se faisait entièrement manuellement à l'aide d'un tableau physique dans le hall de production. Les employés étaient représentés par des aimants et chaque jour, les chefs d'équipe réorganisaient le tableau. Vers midi, une photo de cette « planification » était prise et les RH commençaient à appeler les travailleurs flexibles, les agences d'intérim, etc. afin de combler les lacunes de dernière minute.

Cette méthode de travail a conduit à :

• Moments de stress liés à la planification et aux modifications de dernière minute.
• Manque de transparence pour les chefs d'équipe et les employés.
• Perte de temps importante pour les RH.
• Possibilité limitée de planifier à l'avance.
• Dépendance à la mémoire individuelle, ce qui présentait des risques en cas d'absence du personnel.

« Ce moment était toujours source de stress. Si personne ne répondait au téléphone, nous risquions immédiatement de nous retrouver en sous-effectif. » – Désirée Libeert, directrice des ressources humaines

La solution : la numérisation avec bookU

Avec le passage à bookU, la planification du personnel a été entièrement numérisée :

• Planification numérique pour les chefs d'équipe, avec aperçu pour les RH

• Communication automatique : les collaborateurs reçoivent chaque jour leur planning par e-mail

• Planification proactive possible, même en cas d'absences imprévues ou d'augmentations de capacité

• Intégration du partenaire d'intérim interne, avec accès direct aux besoins en cours afin de répondre efficacement aux besoins de dernière minute.

• Lien avec l'enregistrement du temps de travail pour une synchronisation automatique

« Nos collaborateurs savent désormais chaque jour où ils doivent se rendre, sans que nous ayons à appeler tout le monde. Grâce à cette automatisation, nous pouvons également anticiper les jours de pont, les absences imprévues ou les augmentations de capacité. » – Désirée Libeert

Résultats en impact

Grâce à bookU, Libeert a enregistré des améliorations notables :

• Gain de temps pour les RH et les chefs d'équipe.

• Plus d'autonomie pour les chefs d'équipe dans la prise de décisions dans les limites convenues.

• Plus de transparence pour les employés, ce qui réduit la confusion et le stress.

• Continuité et préservation des connaissances, la planification reste garantie en cas de changements ou d'absences du personnel.

• Avantage stratégique : la planification numérique favorise la réflexion à long terme.

« Nous gagnons non seulement du temps, mais nous pouvons également planifier plus intelligemment. La planification numérique nous permet de documenter les processus et de les rendre transférables. » – Désirée Libeert

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