Van magneetbord naar digitale personeelsplanning bij Libeert

Over Libeert

Libeert is een Belgische familiale chocoladeproducent uit Komen. Het bedrijf produceert zowel chocoladefiguren als tabletten en stelt ongeveer 40 bedienden en 50 arbeiders te werk. Tijdens de drukke seizoenen zoals Sinterklaas of Pasen komt daar nog een zestigtal seizoensarbeiders en 60 à 70 uitzendkrachten bij.

De uitdaging: gefragmenteerde planning via magneetbord

Voor het gebruik van bookU verliep de personeelsplanning volledig manueel via een fysiek bord in de productiehal. Medewerkers werden met magneetjes weergegeven en elke dag herschikten de ploegchefs het bord. Rond de middag werd een foto genomen van deze “planning” en startte HR met rondbellen naar flexibele krachten, uitzendpartners,… om de gaten last-minute in te vullen.

Deze manier van werken leidde tot:

• Stressmomenten rond de planning en last-minute aanpassingen

• Geen transparantie voor ploegchefs en medewerkers

• Veel tijdverlies voor HR

• Beperkte mogelijkheid om vooruit te plannen

• Afhankelijkheid van individueel geheugen, wat risico’s gaf bij afwezigheid van personeel

“Er hing altijd stress rond dat moment. Als iemand de telefoon niet opnam, zaten we meteen met een risico op een tekort aan medewerkers.” – HR-directeur Désirée Libeert

De oplossing: digitalisering met bookU

Met de overstap naar bookU werd de personeelsplanning volledig gedigitaliseerd:

• Digitaal plannen voor ploegchefs, met overzicht voor HR

• Automatische communicatie: medewerkers ontvangen dagelijks hun planning via e-mail

• Proactief plannen mogelijk, ook bij onverwachte afwezigheden of capaciteitsverhogingen

• Integratie van de inhouse uitzendpartner, met directe toegang tot openstaande noden om last-minute noden efficiënt in te vullen.

• Koppeling met tijdsregistratie voor automatische synchronisatie

“Onze medewerkers weten nu elke dag op tijd waar ze moeten zijn, zonder dat we iedereen moeten opbellen. Door die automatisering kunnen we ook anticiperen op brugdagen, onverwachte afwezigheden of capaciteitsverhogingen.” – Désirée Libeert

Resultaten en impact

Dankzij bookU boekte Libeert duidelijke verbeteringen:

• Tijdswinst voor HR en ploegchefs

• Meer autonomie voor ploegchefs bij het schakelen binnen afgesproken grenzen

• Meer transparantie voor medewerkers, waardoor verwarring en stress verminderen

• Continuïteit en kennisborging, planning blijft gewaarborgd bij wisselingen of uitval van personeel

• Strategisch voordeel: digitale planning ondersteunt het langetermijndenken

“We besparen niet alleen tijd, maar kunnen ook slimmer plannen. Digitale planning laat ons toe processen te documenteren en overdraagbaar te maken.” – Désirée Libeert

​​​Maak je nog geen gebruik van een digitale prikklok en wil je graag meer info op maat?

Neem contact op!