1. VOORWERP EN TOEPASSELIJKHEID

1. BOOK’U NV (hierna: bookU) biedt een softwarepakket aan dat tot doel heeft tijd te besparen en de  administratie te vereenvoudigen  van een Gebruiker-werkgever  door verschillende integraties te bouwen tussen het werknemersbeheer, het planningsbeheer, de dimona’s, de contracten, verlofbeheer, e.d., en door dit alles te centraliseren in één systeem (hierna: de ‘Tool’).

Deze Tool wordt aangeboden via een softwareplatform (hierna: het ‘Platform’). Onder het Platform moet het geheel aan websites en applicaties worden begrepen dat door bookU is ontwikkeld en waarop de Tool wordt aangeboden. Deze dienstverlening van bookU wordt beheerst door deze algemene voorwaarden (hierna: de ‘Algemene Voorwaarden’).

2. De Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op iedere gebruiker van de Tool op het Platform (hierna: algemeen ‘Gebruiker’). Een gebruiker kan zowel de hoedanigheid van een werkgever (hierna: Gebruiker-werkgever ) als van een werknemer (Gebruiker-werknemer) aannemen.

Een Gebruiker-werkgever  kan verscheidene administratoren hebben, elke administrator die de Tool/het Platform gebruikt, handelt namens Gebruiker-werkgever  en is dus tevens gebonden door de Algemene Voorwaarden.

Op het ogenblik dat de Gebruiker-werkgever  of Gebruiker-werknemer  gebruik maakt van de Tool en/of het Platform, erkent EN aanvaardt hij uitdrukkelijk dat deze Algemene Voorwaarden steeds en op uitsluitende wijze van toepassing zijn, dit alles ongeacht de gebruiksvorm.

3. bookU biedt deze Tool aan haar klanten aan op het Platform. Behoudens andersluidend schriftelijk beding wordt elke offerte en eventuele overeenkomst tussen de Klant, hierna de Gebruiker-werkgever , en bookU beheerst door deze Algemene Voorwaarden, die van de offerte   integraal deel van uitmaken en die van rechtswege voorrang hebben op de voorwaarden van de Gebruiker-werkgever .

Deze Algemene Voorwaarden vormen het integrale akkoord tussen Gebruiker-werkgever  en bookU en vervangen alle eventuele vroegere overeenkomsten en afspraken en kunnen  niet worden gewijzigd, tenzij mits uitdrukkelijk schriftelijk akkoord van beide Partijen.

Eventuele bijzondere voorwaarden dienen opgenomen te worden in de offerte en/of overeenkomst tussen Gebruiker-werkgever  en bookU. Dergelijke bijzondere voorwaarden hebben voorrang op deze Algemene Voorwaarden.

4. Deze Algemene Voorwaarden bevatten tevens een verwijzing naar het privacy beleid van BOOKU (zie artikel 11), waarvan Gebruiker-werkgever  kennis heeft genomen en door middel van de aanvaarding van deze algemene voorwaarden tevens zijn akkoord met het privacy beleid bevestigt.

2. GEBRUIKSRECHT, REGISTRATIE EN BEPERKINGEN

1. Iedere Gebruiker krijgt een bepaald recht van toegang, gebruik en weergave van de Tool op het Platform (hierna: ‘Gebruiksrecht’). De omvang van dit Gebruiksrecht verschilt naargelang de hoedanigheid van de Gebruiker, zijnde Gebruiker-werkgever  of Gebruiker-werknemer, alsook naargelang de door Gebruiker-werkgever  gekozen abonnementsformule.

2. Elke Gebruiker dient zich eerst te registreren, alvorens hij toegang kan hebben tot het Platform.

Bij iedere registratie wordt van de Gebruiker vereist dat hij een correct, waarheidsgetrouw, actueel en volledig beeld weergeeft. In functie van de hoedanigheid van de Gebruiker kan bepaalde informatie absoluut noodzakelijk zijn om te vermelden. De Gebruiker weet dat als hij bepaalde informatie weigert te vermelden, het verlenen van bepaalde diensten op het Platform onmogelijk zal zijn.

Het staat bookU bovendien volledig vrij de registratievoorwaarden te allen tijde naar eigen goeddunken te bepalen en aan te passen.

Het is de uitsluitende verantwoordelijkheid van de Gebruiker om z’n gebruikersprofiel up-to-date te houden. De Gebruiker is bovendien op exclusieve wijze verantwoordelijk voor alle handelingen die met het gebruikersprofiel gesteld worden. Het is de Gebruiker die waakt over de confidentialiteit van zijn persoonlijk gebruikersprofiel, inclusief zijn logingegevens.

Elke inbreuk op het confidentiële karakter moet gemeld worden bij bookU, zodat de nodige maatregelen kunnen worden getroffen.

Ieder gebruikersprofiel is strikt individueel, persoonlijk en confidentieel en kan niet worden overgedragen aan derden zonder uitdrukkelijke toestemming van bookU.

bookU houdt geen actieve controle op aangemaakte gebruikersprofielen, maar behoudt zich wel het recht voor de gepaste maatregelen te nemen in het geval van misbruik/illegale praktijken.

3. De Gebruiker-werkgever  heeft toegang tot de onderliggende databank en inhoud van het Platform naargelang de module/abonnementsformule die hij heeft gekozen in de offerte/overeenkomst.

Het Gebruiksrecht wordt aan de Gebruiker-werkgever  toegekend in de vorm van een beperkte, herroepbare, niet-exclusieve en niet-overdraagbare licentie. Deze licentie geeft geen enkele Gebruiker het recht om het Platform, de onderliggende databank en de inhoud te verkopen, te herpubliceren, te herverdelen, over te dragen, in licentie te geven, etc..

Afhankelijk van de gekozen module/abonnementsformule, beschikt de Gebruiker-werkgever  over een recht om inhoud aan het Platform toe te voegen. Door inhoud op het Platform te plaatsen, verschaft de Gebruiker-werkgever  aan bookU een eeuwigdurende, kosteloze, overdraagbare licentie om deze inhoud te gebruiken, reproduceren, verwerken en mee te delen aan derden voor zover dit nodig is om de diensten van ons Platform aan te bieden. Deze licentie is van toepassing op alle types van intellectuele eigendomsrechten die betrokken zijn, zoals vermeld in artikel 7.

4. De Gebruiker-werkgever  ’ zijn  Gebruiksrecht loopt ten einde wanneer de offerte/overeenkomst een einde neemt/niet verlengd wordt. Dergelijke beëindiging brengt een volledige verwijdering met zich mee van het gebruikersprofiel van de Gebruiker-werkgever .

De verwijdering van het gebruikersprofiel van de Gebruiker-werkgever  brengt een verwijdering met zich mee van het gebruikersprofiel van Gebruiker-werknemer als volgt: Hier dient volgend onderscheid gemaakt te worden:

• De Gebruiker-werknemer is enkel verbonden/gelabeld aan één specifieke Gebruiker-werkgever : Het gebruikersprofiel van de Gebruiker-werknemer wordt verwijderd.
• De Gebruiker-werknemer is verbonden/gelabeld aan meerdere Gebruiker-werkgever s: Het gebruikersprofiel van de Gebruiker-werknemer blijft behouden in bookU. Enkel het label waarmee hij verbonden is met de (verwijderde) Gebruiker-werkgever  alsook de data die enkel via deze Gebruiker-werkgever  werden doorgegeven worden geschrapt.

Het is steeds aan de Gebruiker-werkgever  om alle gegevens voorafgaand aan de beëindiging van de samenwerking/voorafgaand aan de verwijdering van het gebruikersprofiel op te slaan/te archiveren.

5. Het Gebruiksrecht heeft volgende beperkingen: Het gebruik mag niet in strijd mag zijn met de Algemene Voorwaarden, de geldende wetgeving, de rechten van derde partijen en de internetgedragsregels.

Volgende handelingen zijn dan ook absoluut verboden:

• De Gebruiker mag geen gebruik maken van softwareprogramma’s die erop gericht zijn gegevens te verzamelen en te verkrijgen. Dat betekent dat onder andere spiders, crawlers, scrapers, robots  en gelijkaardige software verboden zijn. Dit geldt verder voor alle andere toepassingen die een gelijkaardig doel hebben.
• Het Platform, de Tool en haar gegevens mogen niet gebruikt worden voor spam, kettingbrieven, phishing of andere, gelijkaardige varianten.
• Het is verboden andere Gebruikers te stalken en/of te overtuigen van politieke en/of religieuze standpunten.
• Het is eveneens niet toegestaan om op ongeautoriseerde wijze toegang te verkrijgen tot de gebruikersprofielen van andere Gebruikers.
• Het is verboden om tijdens de registratie gebruik te maken van een vreemde identiteit en/of vreemde gegevens.

Indien Gebruikers inhoud kunnen toevoegen aan het Platform, is het absoluut niet toegestaan dat deze inhoud volgende kenmerken heeft: 

• Illegale, onrechtmatige, schadelijke, misleidende, bedreigende, beledigende, overdadig obscene, kinderpornografische, aanstootgevende, racistische en in het algemeen strijdig met de openbare orde en goede zeden zijnde inhoud wordt als ongepast beschouwd. Deze inhoud hoeft daarom niet noodzakelijk in strijd te zijn met de geldende wetgeving of de rechten van derde partijen om als ongepast beschouwd te worden;
• De verspreiding van inhoud die schade aan andere Gebruikers van het Platform kan toebrengen. Dit omvat onder meer een verbod op de verspreiding van schadelijke programmatuur zoals computervirussen, malware, worms, trojans, cancelbots, etc;
• Inhoud die de intellectuele rechten en portretrechten van andere Gebruikers en/of derden schendt;
• Inhoud die het resultaat is van, verwijst naar en/of aanspoort tot het plegen van strafrechtelijk sanctioneerbare feiten.

6. Indien de Gebruiker in strijd handelt met de Algemene Voorwaarden, de geldende wetgeving, de rechten van derde partijen of de internetgedragsregels, behoudt bookU het recht om redelijke en gepaste maatregelen te treffen:
    

• bookU beschikt over de mogelijkheid om de Gebruiker tijdelijk of permanent het Gebruiksrecht te ontnemen;
• bookU kan de toegang
•  tot alle of bepaalde functionaliteiten van de Gebruiker op het Platform geheel of gedeeltelijk ontnemen;
• bookU kan een gebruikersprofiel verwijderen.

Deze maatregelen kunnen genomen worden zonder voorafgaande waarschuwing en/of kennisgeving indien de situatie dit vereist. De Gebruiker heeft in geen geval het recht om een terugbetaling of schadevergoeding te vragen voor de getroffen maatregelen.

Indien de Gebruiker van oordeel is dat bookU deze maatregelen ten onrechte heeft ondernomen zal bookU deze argumenten meenemen in haar beoordeling zonder dat zij verplicht is de genomen maatregelen teniet te doen.

3. VERPLICHTINGEN BOOKU EN GEBRUIKER

1. bookU biedt een gebruiksvriendelijke Tool en Platform aan dat zo veilig mogelijk is  voor iedere Gebruiker. bookU neemt dan ook alle redelijke maatregelen die nodig zijn om de goede werking, veiligheid en toegankelijkheid van het Platform te garanderen. Dit betreffen maatregelen van zowel technische, niet-technische als organisatorische aard.

Ieder gebruik van de Tool/het Platform gebeurt steeds op eigen risico. Dit betekent dat bookU geen aansprakelijkheid draagt voor schade die voortvloeit uit storingen, onderbrekingen, schadelijke elementen of defecten aan het Platform, ongeacht het bestaan van overmacht of een vreemde oorzaak. Het Platform en de daarbij horende diensten worden aangeboden op ‘as is’ en ‘as available’-basis, dus zonder enige impliciete of expliciete garantie.

bookU heeft het recht om de toegang tot het Platform te allen tijde te beperken en/of geheel of gedeeltelijk te onderbreken, zelfs zonder voorafgaande waarschuwing. Dit gebeurt uitsluitend indien de omstandigheden dit verantwoorden.

2. De inhoud op het Platform wordt zowel door bookU als door de Gebruikers en geautoriseerde derde partijen toegevoegd, al dan niet via geautomatiseerde processen.

Het Platform valt bijgevolg te kwalificeren als User Generated Content (UGC). bookU besteedt de grootste zorg aan de informatie die op het Platform verschijnt zodat deze als volledig, correct, actueel en nauwkeurig kan worden gekwalificeerd.

bookU kan geen absolute garanties geven omtrent de kwaliteit en kwantiteit van informatie op het Platform en is bijgevolg niet aansprakelijk voor (directe en indirecte) schade die de Gebruiker lijdt ten gevolge van de informatie op het Platform. bookU is niet verplicht om de inhoud voorafgaand aan de plaatsing van deze inhoud op het Platform te controleren en evenmin om doorgedreven a posteriori controles uit te voeren.

Als bepaalde inhoud op het Platform een schending inhoudt van deze Algemene Voorwaarden, de geldende wetgeving en/of een schending van de rechten van derde partijen betekent en/of eenvoudigweg niet door de beugel kan, dient Gebruiker dit zo spoedig mogelijk te melden aan bookU, waarna bookU  zo spoedig mogelijk de gepaste maatregelen neemt door eventuele (gehele of gedeeltelijke) wijzigingen, aanvullingen of verwijderingen uit te voeren.

De Gebruiker en geautoriseerde derde partij die inhoud op het Platform plaatst, is ervoor verantwoordelijk dat deze inhoud steeds op de relevante en toepasselijke webpagina geplaatst wordt, steeds in een taal die begrijpelijk is voor de andere Gebruikers van het Platform (Engels of Nederlands) en dat deze inhoud op geen wijze misleidend is.

Het Platform bevat inhoud die gedownload kan worden. Iedere download van het Platform gebeurt steeds op eigen risico en uitsluitende verantwoordelijkheid van de Gebruiker. bookU is niet aansprakelijk voor iedere mogelijke schade die veroorzaakt wordt door deze downloads en het verdere gebruik van die data.

bookU is gespecialiseerd in informatieverzameling en het verschaffen van deze informatie aan de juiste personen. bookU heeft bijgevolg het recht om bepaalde informatie enkel zichtbaar te maken voor de Gebruikers of derde partijen die hierbij belang hebben. Dit recht kan volledig naar eigen inzicht door bookU worden ingevuld.

4. DUUR EN BEËINDIGING

1. Tenzij dit anders wordt overeengekomen in de offerte/overeenkomst, wordt de offerte/overeenkomst tussen Gebruiker-werkgever  en bookU gesloten voor een periode van één jaar en neemt deze een aanvang op de datum van ondertekening van de offerte of op een specifiek vermelde datum in de offerte.

Deze offerte/overeenkomst wordt jaarlijks stilzwijgend verlengd voor eenzelfde duur, behoudens opzegging één maand voor de vervaldatum.

De opzegging van de overeenkomst door de Werkgever-gebruiker dient te gebeuren per email gericht aan het email-adres info@booku.be waarna een ontvangstbericht per email  zal worden verzonden door bookU binnen de drie werkdagen volgend op de dag van opzegging.

Bij gebreke aan ontvangstbericht zal de opzegging per email als niet bestaande worden aanzien en zal de Werkgever-gebruiker de opzegging alsnog per aangetekend schrijven dienen te verrichten aan Book’u.

2. Indien de Gebruiker-werkgever  de overeenkomst beëindigt zonder gebruik te maken van de opzegmodaliteiten zoals voorzien in voorgaande paragraaf 4 a, zal de resterende contractuele termijn verschuldigd zijn alsook een forfaitaire verbrekingsvergoeding van 3 maanden abonnementsgelden.

3. Onverminderd het eventuele recht op schadeloosstelling, kan zowel Gebruiker-werkgever  als bookU de offerte/overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder enige vergoeding beëindigen:

• bij een zwaarwichtige tekortkoming in hoofde van de andere Partij;
• wanneer de andere Partij in vereffening wordt gesteld of failliet wordt verklaard.

4. bookU is niet aansprakelijk voor een laattijdige of niet-nakoming van haar verplichtingen onder de offerte/overeenkomst, wanneer de (correcte) uitvoering absoluut onmogelijk is geworden door onvoorzienbare omstandigheden buiten de wil van bookU, hierbij onder meer inbegrepen doch niet gelimiteerd: brand, overstroming, onvermijdbare ongevallen, dwingende overheidsmaatregelen, pandemie, etc.

Dergelijke onvoorzienbare omstandigheden schorsen de offerte/overeenkomst tussen de Gebruiker-werkgever  en bookU. bookU stelt alles in het werk om zo spoedig mogelijk de continuïteit en de naleving van haar verplichtingen te garanderen.

5. TARIEF

1. Het tarief verschilt naargelang de abonnementsformule(s) die worden gekozen door Gebruiker-werkgever .

In de offerte/overeenkomst tussen Gebruiker-werkgever en bookU wordt het tarief/de abonnementsformule voor de dienstverlening van bookU bepaald en omschreven.

De facturatie start de eerst volgende maand na datum van ondertekening van de offerte of op een specifiek vermelde datum in de offerte.

2. Tarieven voor maatwerk aan het platform of roadmap prioriteiten in het voordeel van de Gebruiker-werkgever  worden bepaald en omschreven in de offerte/overeenkomst gesloten tussen de Gebruiker-werkgever  en bookU.

De te ontwikkelen functionaliteiten worden duidelijk omschreven in de offerte/overeenkomst. Deadlines omtrent de oplevering van het maatwerk of roadmap prioriteiten worden tijdens een kick-off meeting in onderling overleg vastgelegd en bevestigd door bookU aan deGebruiker-werkgever . Dit zal gebeuren per mail door bevoegde personen zoals CEO, CTO of PRODUCT MANAGER.

Deadlines kunnen door bookU gewijzigd worden in functie van planningsprioriteiten of capaciteit van het ontwikkelteam. Wijzigen worden steeds transparant gecommuniceerd en worden in de mate van het mogelijke beperkt.
 

De facturatie van maatwerk of roadmap prioriteiten zal volgend schema volgen:

• 25% voorschot bij ondertekening van het de overeenkomst/offerte
• 25% bij aanvang van de analyse en ontwikkeling
• 25% na de ontwikkeling en bij aanvang van de testfase
• 25% bij het releasen van de functionaliteiten

De Gebruiker-werkgever  heeft steeds het recht om detail prestaties van de ontwikkelingen op te vragen. Deze worden door bookU in detail gelogd.

De tarieven omschreven in de offerte / overeenkomst zijn steeds inschattingen op basis van verwachtingen. Eventueel meerwerk zoals onder meer de ontwikkeling van nieuwe features, extra opleiding, bijkomende support kan steeds door bookU gefactureerd worden.

3. Tarieven voor de opstart, configuratie en opleiding (onboardingkosten) van de software zijn omschreven in de offerte/overeenkomst gesloten tussen de Gebruiker-werkgever  en bookU.

Facturen m.b.t het onboardingtraject worden standaard verzonden in de eerste 30 dagen na het ondertekenen van het contract, tenzij anders bepaald in de offerte.

Opleiding gebeurt standaard digitaal en enkel op uitdrukkelijke vraag van de Werkgever-gebruiker en na akkoord van bookU zal deze op locatie worden uitgevoerd mits aanrekening van verplaatsingskosten.

Het aantal uren opleiding zoals begroot in de offerte is bindend en kan enkel worden verhoogd in samenspraak met bookU conform de opleidingsnoden en mits doorrekening van deze extra uren.

4. Tarieven voor de begeleiding en ondersteuning bij de software, genaamd support, zijn omschreven in de offerte/overeenkomst gesloten tussen de Gebruiker-werkgever  en bookU.

bookU voorziet ondersteuning voor de Gebruiker-werkgever of indien van toepassing voor specifiek omschreven contactpersonen in de offerte/overeenkomst.

De graad van de support die geboden zal worden staat ook omschreven in de offerte/overeenkomst.

bookU voorziet volgende ondersteuning voor de Gebruiker-werkgever :

• Beschikbaarheid van een online helpcenter. Deze bibliotheek bevat een reeks artikelen met omschrijvingen van het product per functionaliteit, ondersteund door foto’s en video’s.
• Telefonische bereikbaarheid tijdens de kantooruren van onze medewerkers. Dit tussen 08u30 – 12u00 en 13u00 en 17u00.
• Telefonische permanentie tijden het weekend en buiten de kantooruren. Dit tussen 07u00 en 22u00.
• Verder zijn we ook bereikbaar via support@booku.be of via onze chat. De vragen worden opgenomen volgens prioriteit en dringendheid.

5. bookU kan het tarief voor abonnementen, maatwerk, onboarding en support van de Software jaarlijks indexeren.

bookU zal de Gebruiker-werkgever hiervan ten minste 2 maanden voor de prijsaanpassing schriftelijk op de hoogte brengen. bookU zal prijsaanpassingen te goeder trouw doorvoeren en daarbij rekening houden met de reële kostenverhogingen die de productie en verdere ontwikkeling van de Software met zich meebrengen.

6. Alle betalingen dienen te gebeuren binnen de 14 dagen na factuurdatum, tenzij andersluidend schriftelijk beding.

7. Indien de Gebruiker-werkgever  na de vervaldatum, zijnde 14 dagen na de factuurdatum, in gebreke blijft de factuur te voldoen, dan heeft bookU het recht de uitvoering van de offerte/overeenkomst eenzijdig op te schorten totdat alle betalingen verricht zijn.

8. Onverminderd de bepalingen onder artikel 5g, zal bookU, indien de Gebruiker-werkgever  2 maanden nalaat de factuur te voldoen de Gebruiker-werkgever  en zijn Gebruiker-werknemers de toegang tot het platform ontzeggen.

1. Indien er geen betaling bekomen wordt binnen de 14 dagen na factuurdatum wordt automatisch en van rechtswege, en zonder noodzaak van een voorafgaandelijke ingebrekestelling, het factuurbedrag verhoogd met de interestvoet conform de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand in handelstransacties, alsook verhoogd met een onherleidbare forfaitaire schadevergoeding van 10% met een minimum van 100,00 euro en een maximum van 2.500,00 euro. Dit alles zonder afbreuk te doen aan andere rechten, vorderingen, schadeloosstellingen en/of interesten. In het geval er geen tijdige betaling volgde van één of meerdere facturen, dit zowel in hoofdsom, interest als schadebeding, worden alle, zelfs nog niet vervallen facturen, volledig opeisbaar. De Gebruiker-werkgever  kan zich aldus niet meer beroepen op enig betalingsuitstel.

10. Protesten nopens gefactureerde bedragen dienen te worden geformuleerd bij aangetekend brief binnen de 8 dagen na ontvangst van de factuur.

11. De geldigheidsduur van een offerte is 1 kalendermaand.

6. AANSPRAKELIJKHEID

1. Tenzij anders uitdrukkelijk bedongen, neemt bookU ten aanzien van de Gebruiker-werkgever  in het kader van de offerte/overeenkomst, uitsluitend inspanningsverbintenissen op zich en geen resultaatsverbintenissen.

2. Behoudens voor zover zulks rechtens onmogelijk is, is iedere aansprakelijkheid van bookU beperkt tot de directe schade die nooit meer kan bedragen dan 10.000 EUR.

• zal nooit  aansprakelijk zijn voor onrechtstreekse schade of kosten van welke aard ook, daaronder begrepen doch niet limitatief gevolgschade, gederfde winsten, financiële of commerciële verliezen, verhoging van de algemene kosten, verhoogde personeelskosten, schade door verlies van cliënten en/of mogelijkheden.

• is absoluut niet aansprakelijk voor iedere vorm van verlies en/of schade in hoofde van de Gebruiker of een derde indien bookU conform de Algemene Voorwaarden en het Privacy Beleid heeft gehandeld.

• sluit eveneens iedere aansprakelijkheid ten gevolge van gedragingen van haar Gebruikers en anderen op het Platform en/of daarbuiten uitdrukkelijk uit.

Het is namelijk de Gebruiker die als enige aansprakelijk is voor de gevolgen voorvloeiend uit het niet, onvolledig of foutief doorgeven van informatie/bepaalde gedragingen op het Platform.

3. Ongeacht enige bepaling van onderhavige overeenkomst is bookU niet aansprakelijk voor vertragingen of niet-uitvoering van onderhavige overeenkomst omwille van gebeurtenissen buiten haar normale controle. Zij is tevens gerechtigd haar diensten op te schorten voor de duur van de overmachtssituatie.

4. Indien de Gebruiker door een hem toerekenbare contractuele of buitencontractuele tekortkoming, de aansprakelijkheid van bookU in het gedrang brengt en/of schade, verlies en kosten (inclusief kosten voor juridische bijstand) in hoofde van bookU veroorzaakt, moet de Gebruiker alle nodige maatregelen nemen om bookU van deze nadelige gevolgen te vrijwaren.

5. Elke aanspraak op schadevergoeding vervalt in ieder geval indien bookU niet binnen een maand na de ontdekking van de gebeurtenis of omstandigheid die aanleiding geeft of kan geven tot aansprakelijkheid, van de aanspraak schriftelijk in kennis is gesteld.

7. INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN

1. Intellectuele eigendomsrechten betekent alle rechten op uitvindingen, octrooien, auteursrechten, modelrechten, handelsmerken en handelsnamen, dienstmerken, handelsgeheimen, knowhow en enige andere intellectuele eigendomsrechten (al dan niet gedeponeerd) en alle aanvragen voor één van deze, waar ook ter wereld (hierna: “Intellectuele Eigendomsrechten”).

2. Alle  Intellectuele Eigendomsrechten met betrekking tot de Tool en het Platform berusten bij, en zullen blijven berusten bij bookU. Er worden geen enkele rechten verleend aan Gebruiker op de Tool en/of het Platform.

In het geval bookU een specifieke functionaliteit in de Tool op het Platform creëert voor Gebruiker-werkgever , dan behoren de Intellectuele Eigendomsrechten daarvan toe aan bookU, ongeacht welke partij de kost heeft gedragen.

Gebruiker-werkgever  kan geen gebruik maken van en/of wijzigingen aanbrengen aan de Intellectuele Eigendomsrechten.

3. Iedere Gebruiker-werkgever  die inhoud aan ons Platform toevoegt, is verantwoordelijk voor de intellectuele eigendomsrechten die hierop rusten. De Gebruiker-werkgever  verbindt zich ertoe dat zijn handelingen op geen enkele manier een inbreuk uitmaken op de intellectuele eigendomsrechten van enige andere partij. Indien de Gebruiker een schending begaat op vlak van intellectuele eigendomsrechten, kan dit in geen geval worden toegeschreven aan bookU. Eventuele feitelijke of rechtsgevolgen zijn dus volledig voor rekening van de Gebruiker-werkgever . Bij een eventuele schending wordt verwacht van de Gebruiker-werkgever  dat mhij alle noodzakelijke handelingen stelt om schade te beperken en dit onmiddellijk te melden, zodat bookU indien nodig gepaste acties kan ondernemen.

8. GEHEIMHOUDING

1. bookU verbindt zicht tot geheimhouding van alle technische informatie en fabrieksgeheimen van de Gebruiker-werkgever. bookU  verbindt zich ertoe alle in uitvoering van onderhavige overeenkomst verkregen documentatie en informatie in vertrouwen te houden en ze niet te kopiëren of bekend te maken aan derden.

2. De Gebruiker verklaart zich akkoord met het privacy beleid (zie Bijlage 1) van bookU.

9. VERWIJZING NAAR ANDERE WEBSITES/APPLICATIES

1. De inhoud van het Platform kan een link, hyperlink of framed link naar vreemde websites of andere vormen van elektronische portalen bevatten. Dergelijke link houdt geen enkele verbondenheid, verplichting of aansprakelijkheid in van bookU ten aanzien van de Gebruiker of ten aanzien van  de vreemde website, noch gaat bookU (impliciet) akkoord met de inhoud van deze websites.

2. bookU heeft geen controle op deze vreemde websites en is niet verantwoordelijk voor de veilige en correcte werking van de link en de uiteindelijke bestemming. Zodra de Gebruiker op de link klikt, verlaat hij het Platform en zal hij zich rechtstreeks moeten richten (in het geval van onder meer schadeloosstelling) tot de eigenaar van de betreffende website naar waar verwezen wordt.

3. Het staat de Gebruiker in principe vrij een link, framed link of hyperlink op het Platform te plaatsen, maar bookU heeft te allen tijde het recht dergelijke link te verwijderen zonder dat bookU hiertoe een afdoende reden moeten aangeven.

10. ALLERLEI

1. Elke wijziging van de Algemene Voorwaarden dient te worden vastgelegd in een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst tussen bookU en Gebruiker-werkgever .

2. De offerte/overeenkomst is niet overdraagbaar, tenzij voorafgaandelijk en schriftelijk akkoord van de andere Partij of tenzij het een overdracht betreft tussen juridische entiteiten binnen de House of HR-groep, waarvan bookU deel uitmaakt.

3. Indien een bepaling van de offerte/Algemene Voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar is, laat dit de afdwingbaarheid van de overige bepalingen onverlet. De ongeldige of niet-afdwingbare bepaling wordt geacht te zijn vervangen door een alternatieve geldige en afdwingbare bepaling die zo nauw mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bedoeling van de partijen, zoals toegestaan door het toepasselijke recht.

4. bookU is vrij in het aanbieden van haar Tool/Platform aan Gebruikers. Zij is tot geen enkele exclusiviteit gebonden.

bookU beschikt tevens over de vrijheid om haar Tool en/of haar Platform te allen tijde te wijzigen, uit te breiden, te beperken of stop te zetten. Zij maakt hier tijdig melding van op haar website http://www.booku.be (hierna: ‘Website’). Dergelijke wijziging geeft geen aanleiding tot schadevergoeding ten laste van bookU.

5. Bij ondertekening van de onderhavige overeenkomst geeft de Gebruiker-werkgever  de toelating aan bookU om haar (handels-)naam en logo op te nemen op de Website. De referentie naar Gebruiker-werkgever  is kosteloos voor bookU.

6. Het Belgisch recht is van toepassing op onderhavige overeenkomst.

Alle betwistingen die eruit voortspruiten vallen onder de uitsluitende bevoegdheid van de Ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Kortrijk.

BIJLAGE 1: PRIVACY BELEID BOOKU.

a.Een bezoek aan het Platform brengt een verwerking van persoonsgegevens met zich mee. De mate van verzameling en verwerking hangt uiteraard af van het gebruik en de afspraken in de offerte/overeenkomst. De informatie die verkregen wordt bij een registratie is noodzakelijk voor de goede werking van onze dienstverlening. Om die reden is het van groot belang dat de Gebruiker de juiste gegevens doorgeeft. De opgave van onjuiste of valse persoonsgegevens wordt beschouwd als een inbreuk op de Algemene Voorwaarden.

b.Het Privacy Beleid van bookU wordt in bijlage gevoegd en is steeds raadpleegbaar op de Website.

BIJLAGE 1: PRIVACY STATEMENT BOOKU

Laatste update: 07/02/2023 (Versie: 2.0)

Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door bookU NV, hierna "bookU” genoemd. bookU heeft haar hoofdkantoor te Spinnerijstraat 97, 8500 KORTRIJK  geregistreerd onder bedrijfsnummer 0629.815.258.

1. Wettelijk kader

bookU verwerkt persoonsgegevens conform de wettelijke vereisten vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), beter bekend als de General Data Protection Regulation of “GDPR”, en in voorkomende geval de Belgische wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

2. Toepassingsgebied van de Privacyverklaring

Bij bookU staat de bescherming van uw persoonsgegevens centraal. Daarom zetten wij ons in om uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te beschermen en deze enkel en alleen op een eerlijke en wettige manier te verwerken.

Het doel van deze privacyverklaring is dan ook om u te informeren over hoe en voor welke doeleinden bookU persoonsgegevens verwerkt en te verduidelijken welke rechten u als Betrokkene kunt uitoefenen. We vragen u dan ook om rustig de tijd te nemen om deze Privacyverklaring door te nemen. Heeft u nadien nog vragen? Contacteer ons dan via privacy@booku.be.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze klantenrelaties, het gebruik van onze website en onze leveranciers en partners.

3. Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens (onze doeleinden) en op basis van welke rechtsgrond?

Onder persoonsgegevens worden die gegevens verstaan die ons toelaten om u als natuurlijke persoon op directe of indirecte wijze te identificeren, conform de definitie van artikel 4 van de AVG. U kunt ons uw persoonsgegevens verstrekken in het kader van de volgende activiteiten, voor de overeenkomstige doeleinden en op basis van de vermelde rechtsgrond:

• Het behandelen van vragen van klanten: Voor al uw vragen of opmerkingen kan u contact opnemen met bookU via het contactformulier of de chatfunctie op onze website. Volgende gegevens worden door ons opgevraagd: naam onderneming, voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van het bericht zelf. Het gebruiken van deze persoonsgegevens is gerechtvaardigd door het bestaan van ons legitiem belang om zo goed mogelijk te reageren op uw vraag of opmerkingen en u bijgevolg te kunnen helpen.

• Het aanvragen van een demo: wij verzamelen uw voornaam, achternaam, e-mailadres, en telefoonnummer zodat wij contact met u kunnen opnemen om een demo te plannen. Dit wordt gerechtvaardigd door het bestaan van ons legitiem belang om de demo voor u te kunnen organiseren. Alleen als u de optie aanvinkt om gecontacteerd te worden voor andere interessante berichten gebruiken wij hiervoor uw verkregen contactgegevens ook. Voor deze communicatie vragen wij uw toestemming die u te allen tijde kan intrekken. U kunt zich steeds uitschrijven via de uitschrijflink onderaan elke verzonden e-mail.

Opgelet, het intrekken van uw toestemming doet geen afbreuk aan de verwerkingen  die bookU deed toen u toestemming nog niet ingetrokken was.

• Marketingcommunicatie: Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, verstrekt u ons uw e-mailadres. Zo blijft u op de hoogte van belangrijke productinformatie, interessante use cases, nieuwe features, evenementen, acties en promoties etc.

Ook bevat onze nieuwsbrief zogenaamde 'tracking pixels'. Een tracking maakt een statistische analyse van de impact van een marketingcampagne mogelijk, bijvoorbeeld om na te gaan of de e-mail met de nieuwsbrief werd geopend. De via deze pixels verzamelde persoonsgegevens worden opgeslagen en geanalyseerd om de vorm en de inhoud van de nieuwsbrief te optimaliseren en om de inhoud in de toekomst beter op uw interesses af te stemmen. Deze persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derden.

Als u al klant bij ons bent, kan u ook af en toe interessante e-mails van ons ontvangen wanneer we u willen informeren over belangrijke veranderingen in de tool, tips en tricks, nieuwe functies etc. Dit op basis van ons legitiem belang.

Uiteraard kan u zich altijd afmelden voor onze nieuwsbrieven via de afmeldlink onderaan elke verzonden nieuwsbrief.

• Solliciteren voor een functie bij bookU: bookU verwerkt de persoonsgegevens die u verstrekt (bijv. identificatiegegevens, contactgegevens, CV, sollicitatiebrief, LinkedIn-profiel, testresultaten etc.) via e-mail of soms ontvangen we deze informatie ook van derden, zoals partners die ons bijstaan in het sollicitatieproces (bv. Accent & Vind!) of van sociale media providers waarmee we samenwerken voor de rekrutering van nieuwe medewerkers (zoals LinkedIn). Dit met als doeleinde om te beoordelen of u een goede 'match' bent met het bedrijf en om het sollicitatieproces soepel te laten verlopen.
   
• Evenementen: wanneer u zich registreert voor één van onze evenementen, vragen we u om bepaalde informatie te verstrekken om te kunnen deelnemen. We zullen uw naam, e-mailadres, functie en de organisatie waar u werkzaam bent opvragen. Wij verzamelen deze informatie op basis van ons legitiem belang om uw registratie te voltooien en zo de beste evenementervaring voor iedereen te garanderen.
   
• Andere relaties: we verzamelen contactgegevens van onze huidige leveranciers, klanten en partners. We verwerken deze informatie om onze overeenkomsten aan te gaan en onze relaties of samenwerkingsverbanden te beheren. Deze verwerking is daarom noodzakelijk voor het sluiten en uitvoeren van onze contracten en zakelijke relaties.

bookU beschouwt uw persoonsgegevens als vertrouwelijk en verbindt zich ertoe deze alleen te verwerken op een manier die verenigbaar is met de doeleinden waarvoor de gegevens aanvankelijk werden verzameld.

4. Wat zijn uw rechten?

Onder de AVG hebben Betrokkenen verschillende rechten om zelf de controle te houden over het gebruik van hun persoonsgegevens. Binnen bookU hebben wij dan ook een procedure uitgewerkt opdat u uw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die u ons toevertrouwd hebt, te kunnen uitoefenen. Dit draagt bij tot een degelijk en gestructureerd gegevensbeschermingsbeleid en aan een sterk vertrouwen van onze klanten in bookU.

Wel is het zo dat bookU, in het kader van onze specifieke dienstverlening, voornamelijk optreedt als verwerker van persoonsgegevens onder de AVG, terwijl de klant zelf optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval zal bookU uw verzoek met betrekking tot uw persoonsgegevens doorverwijzen naar de desbetreffende verwerkingsverantwoordelijke.

Indien u één van onderstaande rechten wenst uit te oefenen, kan u hiervoor contact opnemen met ons via privacy@booku.be

4.1Recht van inzage

U heeft het recht om ons te vragen naar de persoonsgegevens die wij over u verweken alsook bijkomende informatie over:

• de doeleinden waarvoor bookU deze persoonsgegevens verwerkt;
• de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
• de ontvangers;
• indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
• de informatie waarover bookU beschikt over de bron van de gegevens indien bookU persoonsgegevens via een derde verkrijgen;
• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

4.2Recht om je gegevens te laten verbeteren

Indien u vaststelt dat de persoonsgegevens die door bookU worden verwerkt onvolledig, onjuist, of verouderd zijn, heeft u het recht dit te laten corrigeren.

4.3Recht om je gegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’)

U heeft het recht persoonsgegevens te laten verwijderen die bookU verwerkt. Opgelet, dit kan enkel in volgende omstandigheden:

• bookU heeft uw persoonsgegevens niet langer nodig voor de realisatie van haar  doeleinden waarvoor zij zijn verzameld;
• U trekt uw eerdere toestemming voor de verwerking in en bookU heeft geen andere rechtsgrond die de (verdere) verwerking rechtvaardigt;
• U maakt bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en bookU heeft geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door bookU;
• Uw persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt door bookU;
• Uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Op verzoek ontvangt u een gratis kopie van de verwerkte gegevens.

4.4Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verzoeken wanneer één van de volgende gevallen van toepassing is:

• U betwist de juistheid van uw persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die bookU nodig heeft om de juistheid van de gegevens te controleren;
• de verwerking van uw persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van uw gegevens, verzoekt u om beperking van het gebruik ervan;
• U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking  van uw persoonsgegevens (zie punt 4.5) en zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van uw recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoekt u om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken.

4.5Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als de verwerking plaatsvindt op grond van het rechtmatig belang van bookU  of op grond van het algemeen belang. We stoppen met verwerken tenzij we kunnen aantonen dat er dwingende legitieme redenen zijn voor de verdere verwerking of voor de uitoefening van juridische claims. U kunt ook bezwaar maken in het geval van de verwerking van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden, zodat de persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden zullen worden verwerkt. 

4.6Het recht om een klacht in te dienen 

Als u op enig moment meent dat bookU een inbreuk maakt op uw privacy, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0) 2 274 48 00, e- mail: contact@apd-gba.be

5. Hoelang houdt bookU uw persoonsgegevens bij?

bookU heeft een beleid uitgewerkt waarbij we uw persoonsgegevens op een veilige manier bewaren. We houden deze gegevens niet langer bij dan nodig om de doeleinden hierboven vermeld te kunnen realiseren of om onze wettelijke of contractuele verplichtingen na te komen. Als u wenst dat bookU uw persoonsgegevens niet langer bijhoudt of u wenst meer informatie over de bewaartermijnen die we hanteren, dan kan u hiervoor contact opnemen met ons via privacy@booku.be.

6. Met welke derde partijen worden persoonsgegevens gedeeld?

bookU onthoudt zich van het bekendmaken persoonsgegevens van betrokkenen aan derden tenzij in de volgende specifieke gevallen:

• Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met externe serviceproviders waaraan bookU bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed (vb. de opbouw, het beheer en onderhoud van de website, het beheer van de klantendatabase, cloudservices etc.). bookU selecteert haar partners zorgvuldig zodanig dat zij even plichtsbewust met uw persoonsgegevens omgaan als bookU dit zelf doet. Bovendien ontvangen zij deze persoonsgegevens enkel om ze ten behoeve van bookU te verwerken en doen zij dit op onze strike instructies. bookU verkoopt uw persoonsgegevens dus niet door aan derde partijen en deze partijen mogen de gegevens niet gebruiken voor eigen (commerciële) doeleinden. Met elk van deze partijen (“verwerkers” genaamd) heeft bookU ook een verwerkersovereenkomst gesloten.

• Indien er op bookU een wettelijke verplichting rust om persoonsgegevens door te geven.

In het geval dat persoonsgegevens dienen te worden doorgegeven naar een derde partij buiten de EER, zoals softwareleveranciers en cloudservices, past bookU de regels inzake de internationale doorgifte van persoonsgegevens toe in lijn met de bepalingen van de AVG.

7. Hoe beveiligt bookU uw persoonsgegevens?

bookU heeft technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking van uw persoonsgegevens aan derden en enige andere ongeoorloofde verwerking van deze gegevens te voorkomen.

Wij hebben alles in het werk gesteld om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid te waarborgen van de informatiesystemen en -diensten waarin persoonsgegevens worden verwerkt. Deze maatregelen omvatten fysieke, technische en operationele beveiligingsmaatregelen, toegangscontroles, bewustmaking en vertrouwelijkheidsclausules.

Indien gewenst kan u steeds meer informatie worden bezorgd over de concrete beveiligingsmaatregelen die bookU neemt ter bescherming van persoonsgegevens door contact op te nemen via privacy@booku.be.

8. Wijzigingen aan onze privacyverklaring

We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen of bijwerken om wijzigingen in onze werkwijzen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of wijzigingen in toepasselijke wetgeving weer te geven. We doen dit door de bijgewerkte versie op deze website te plaatsen. Wanneer we wijzigingen in onze Privacyverklaring publiceren, zullen we de datum en het versienummer van de “laatste update” van onze Privacyverklaring wijzigen. Aanzienlijke veranderingen zullen op onze homepage worden gemeld. Niettemin raden we u aan om onze Privacyverklaring regelmatig door te nemen.