Carrefour Market Mechelen maakt komaf met administratieve inefficiëntie, via bookU

Al ruim een halve eeuw staat de naam 'Willaert' in de regio Mechelen synoniem voor supermarktexpertise. Al in 1969, nog vóór de opkomst van de grote supermarktketens, besloot de West-Vlaming Dirk Willaert er een buurtsupermarkt te openen, toen nog als Unic-franchisenemer. 55 jaar later is de locatie nog steeds dezelfde, maar daarbuiten is er uiteraard flink wat veranderd. Dochter Vicky Willaert nam samen met haar man Bernd Bastens het roer over, de winkel werd een tijdje terug volledig opgefrist en ook het administratieve luik was stilaan aan een update toe. Enter bookU!

De basis gelegd door een honger(tje) voor ondernemen

Hoewel geboren en getogen in het West-Vlaamse Kortemark, zorgde een speling van het lot (en een klein hongertje) er destijds voor dat Dirk Willaert in 1969 in de Eikestraat in Mechelen-Noord een supermarkt zou openen. “Eind de jaren ‘50 was m’n oom een Unic-winkel gestart waar ik geregeld een handje toestak. En dat beviel me wel”, vertelde Dirk in 2021 nog aan het Nieuwsblad. Bij een korte tussenstop, ingegeven door een hongertje, vertelde de lokale bakker de ondernemende dertiger dat er een warenhuis zou komen in de Eikestraat. De passie voor het supermarktgegeven zou uiteindelijk zelfs erfelijk blijken, want na verloop van tijd zou ook in 2001 dochter Vicky in de zaak stappen.

Tijden veranderen, ook in retail

Nu, bijna een kwarteeuw later, is zij het die samen met haar echtgenoot Bernd Bastens de lijnen uitzet. Met respect voor het verleden, maar tegelijk ook ambitie voor de toekomst. En die ambitie uitte zich onder meer in een recente opfrissing van de winkel zelf, maar ook in de zoektocht naar hoe het administratief beter kan.

“Hoe de winkel destijds werd gerund door m’n vader, valt - buiten het belang van persoonlijk contact – haast in niks meer te vergelijken met hoe het nu gebeurt”, vertelt Vicky open. “Dat hoeft ook niet te verwonderen: digitalisering wist zich razendsnel door te zetten bij zowel leveranciers, medewerkers als klanten, en ook de arbeidswetgeving inzake werkregimes en statuten is lang niet meer dezelfde als pakweg 30 jaar geleden. Tel daarbij een toename in aantal personeelsleden, en het wordt snel duidelijk dat het niet langer realistisch is om alles te bolwerken met Excel-sheets, laat staan pen en papier.”

Het beklimmen van de papierberg op vrijdag

Voor Vicky werd de vrijdag tot voor kort volledig vrijgehouden voor administratieve taken. “In de voormiddag stelde ik steevast de uurroosters op voor de volgende week, om dan in de namiddag 2 à 3 uur bezig te zijn met het opstellen van gemiddeld zo’n 70 contracten van flexibele medewerkers en jobstudenten”, vertelt de zaakvoerster. “Na het wekelijks overmaken van deze data aan Liantis, ons sociaal secretariaat, moesten zij op hun beurt ook nog eens met deze gegevens aan de slag. Behoorlijk inefficiënt, als je het mij vraagt…”

“Door de stap naar bookU te zetten, 
win ik iedere vrijdag al minstens 3 uur tijd.”

Administratieve vereenvoudiging, via bookU

En dus besloot de zaakvoerster in haar streven naar administratieve ontzorging het sociaal secretariaat te polsen naar tools die dit konden vereenvoudigen. “Via Liantis kreeg ik twee partijen doorverwezen”, zo blikt Vicky terug. “Een ervan bleek bookU, waarbij we in contact kwamen met Customer Success Specialist Nele. Van bij aanvang verliep dat contact erg hartelijk, en ook het gebruik van de tool zelf, onder meer via de koppeling met Liantis, wees zichzelf uit. De tool zag er niet enkel heel erg makkelijk uit, hij wás het ook!”

Sinds de ingebruikname van bookU als workforce management tool, kunnen werknemers van Carrefour Market Mechelen inklokken via de digitale prikklok. “Ook de contracten van mijn flexibele krachten worden sindsdien automatisch gegenereerd, net als de Dimona’s. En moeten er dan toch nog aanpassingen gebeuren aan Dimona’s omdat er langer of korter gewerkt is dan voorzien, dan past bookU deze automatisch aan op basis van de geprikte uren”, vertelt Vicky tevreden. “Door de stap naar bookU te zetten, win ik iedere vrijdag al minstens 3 uur.”

Van Light naar Full

Op vandaag gebruikt Carrefour Market Mechelen de Light-versie van bookU. “Recent besliste ik echter om over te stappen naar de full-versie van bookU”, vertelt Vicky. “Zo kunnen we naast de flexibele krachten ook vaste medewerkers laten prikken, de planningen opmaken op basis van hun werkroosters en de prestatieverwerking voor alle medewerkers automatiseren. Op die manier zal ik binnenkort ook komaf kunnen maken met de Excel-uurroosters en planningen die soms voor wat onduidelijkheid zorgen.”

Ook zin om je administratie aan te pakken? 

Registreer je voor ons aankomende gratis webinar! 

Ik schrijf me in voor het webinar