Privacy policy

Je persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door bookU NV, hierna ‘bookU’ genoemd. bookU heeft haar hoofdkantoor te Spinnerijstraat 97 - 8500 Kortrijk, geregistreerd onder bedrijfsnummer 0629815258.

Wettelijk kader

bookU verwerkt persoonsgegevens conform de wettelijke vereisten vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’),beter bekend als de General Data Protection Regulation of ‘GDPR’, en in voorkomende geval de Belgische wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Toepassingsgebied van de Privacyverklaring

Bij bookU staat de bescherming van je persoonsgegevens centraal. Daarom zetten wij ons in om je persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te beschermen en deze enkel en alleen op een eerlijke en wettige manier te verwerken.

Het doel van deze privacyverklaring is dan ook om je te informeren over hoe en voor welke doeleinden bookU persoonsgegevens verwerkt en te verduidelijken welke rechten je als betrokkene kunt uitoefenen. We vragen je dan ook om rustig de tijd te nemen om deze Privacyverklaring door te nemen. Zit je nadien nog met vragen? Contacteer ons dan gerust via privacy@booku.be.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze klantenrelaties, het gebruik van onze website en onze leveranciers en partners.

Waarvoor gebruiken we je persoonsgegevens (onze doeleinden) en op basis van welke rechtsgrond?

Onder persoonsgegevens worden die gegevens verstaan die ons toelaten om u als natuurlijke persoon op directe of indirecte wijze te identificeren, conform de definitie van artikel 4 van de AVG. Je kan ons je persoonsgegevens verstrekken in het kader van de volgende activiteiten, voor de overeenkomstige doeleinden en op basis van de vermelde rechtsgrond:

Het behandelen van vragen van klanten:

Voor al je vragen of opmerkingen kan je contact opnemen met bookU via het contactformulier of de chatfunctie op onze website. Volgende gegevens worden door ons opgevraagd: naam onderneming, voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van het bericht zelf. Het gebruiken van deze persoonsgegevens is gerechtvaardigd door het bestaan van ons legitiem belang om zo goed mogelijk te reageren op je vraag of opmerkingen en je bijgevolg te kunnen helpen.

Het aanvragen van een demo:

Wij verzamelen je voornaam, achternaam, e-mailadres, en telefoonnummer zodat wij contact met je kunnen opnemen om een demo te plannen. Dit wordt gerechtvaardigd door het bestaan van ons legitiem belang om de demo voor jou te kunnen organiseren. Alleen als je de optie aanvinkt om gecontacteerd te worden voor andere interessante berichten gebruiken wij hiervoor je verkregen contactgegevens ook. Voor deze communicatie vragen wij je toestemming die je te allen tijde kan intrekken. Je kan je steeds uitschrijven via de uitschrijflink onderaan elke verzonden e-mail. Opgelet, het intrekken van je toestemming doet geen afbreuk aan de verwerkingen die bookU deed toen jouw toestemming nog niet ingetrokken was.

Marketingcommunicatie:

Wanneer je je inschrijft voor onze nieuwsbrief, verstrek je ons je e-mailadres. Zo blijf je op de hoogte van belangrijke productinformatie, interessante use cases, nieuwe features, evenementen, acties en promoties etc. Ook bevat onze nieuwsbrief zogenaamde 'tracking pixels'. Een tracking maakt een statistische analyse van de impact van een marketingcampagne mogelijk, bijvoorbeeld om na te gaan of de e-mail met de nieuwsbrief werd geopend. De via deze pixels verzamelde persoonsgegevens worden opgeslagen en geanalyseerd om de vorm en de inhoud van de nieuwsbrief te optimaliseren en om de inhoud in de toekomst beter op je interesses af te stemmen. Deze persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derden. Als je al klant bij ons bent, kan je ook af en toe interessante e-mails van ons ontvangen wanneer we jou willen informeren over belangrijke veranderingen in de tool, tips en tricks, nieuwe functies etc. Dit op basis van ons legitiem belang. Uiteraard kan je je altijd afmelden voor onze nieuwsbrieven via de afmeldlink onderaan elke verzonden nieuwsbrief.

Solliciteren voor een functie bij bookU:

bookU verwerkt de persoonsgegevens die je verstrekt (bijv. identificatiegegevens, contactgegevens, CV, sollicitatiebrief, LinkedIn-profiel, testresultaten etc.) via e-mail of soms ontvangen we deze informatie ook van derden, zoals partners die ons bijstaan in het sollicitatieproces (bv. Accent & Vind!) of van sociale media providers waarmee we samenwerken voor de rekrutering van nieuwe medewerkers (zoals LinkedIn). Dit met als doeleinde om te beoordelen of je een goede 'match' vormt met het bedrijf en om het sollicitatieproces soepel te laten verlopen.

Evenementen:

Wanneer iemand zich registreert voor één van onze evenementen, vragen we de persoon in kwestie om bepaalde informatie te verstrekken om te kunnen deelnemen. We zullen je naam, e-mailadres, functie en de organisatie waar je werkzaam bent opvragen. Wij verzamelen deze informatie op basis van ons legitiem belang om je registratie te voltooien en zo de beste evenementervaring voor iedereen te garanderen.

Andere relaties:

We verzamelen contactgegevens van onze huidige leveranciers, klanten en partners. We verwerken deze informatie om onze overeenkomsten aan te gaan en onze relaties of samenwerkingsverbanden te beheren. Deze verwerking is daarom noodzakelijk voor het sluiten en uitvoeren van onze contracten en zakelijke relaties.

bookU beschouwt je persoonsgegevens als vertrouwelijk en verbindt zich ertoe deze alleen te verwerken op een manier die verenigbaar is met de doeleinden waarvoor de gegevens aanvankelijk werden verzameld.

Wat zijn je rechten?

Onder de AVG hebben Betrokkenen verschillende rechten om zelf de controle te houden over het gebruik van hun persoonsgegevens. Binnen bookU hebben wij dan ook een procedure uitgewerkt opdat u je rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die je ons toevertrouwd hebt, te kunnen uitoefenen. Dit draagt bij tot een degelijk en gestructureerd gegevensbeschermingsbeleid en aan een sterk vertrouwen van onze klanten in bookU.

Wel is het zo dat bookU, in het kader van onze specifieke dienstverlening, voornamelijk optreedt als verwerker van persoonsgegevens onder de AVG, terwijl de klant zelf optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval zal bookU je verzoek met betrekking tot je persoonsgegevens doorverwijzen naar de desbetreffende verwerkingsverantwoordelijke.

Indien je één van onderstaande rechten wenst uit te oefenen, kan je hiervoor contact opnemen met ons via privacy@booku.be

4.1 Recht van inzage

Je hebt het recht om ons te vragen naar de persoonsgegevens die wij over jou verwerken alsook bijkomende informatie over:

de doeleinden waarvoor bookU deze persoonsgegevens verwerkt;
de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
de ontvangers;
indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
de informatie waarover bookU beschikt over de bron van de gegevens indien bookU persoonsgegevens via een derde verkrijgen;
het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

Recht om je gegevens te laten verbeteren

Indien je vaststelt dat de persoonsgegevens die door bookU worden verwerkt onvolledig, onjuist, of verouderd zijn, heb je het recht dit te laten corrigeren.

4.2 Recht om je gegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’)

Je hebt het recht persoonsgegevens te laten verwijderen die bookU verwerkt. Opgelet, dit kan enkel in volgende omstandigheden:

bookU heeft je persoonsgegevens niet langer nodig voor de realisatie van haar doeleinden waarvoor zij zijn verzameld;
Je trekt je eerdere toestemming voor de verwerking in en bookU heeft geen andere rechtsgrond die de (verdere) verwerking rechtvaardigt;
Je maakt bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens en bookU heeft geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door bookU;
Je persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt door bookU;
Je persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Op verzoek ontvang je een gratis kopie van de verwerkte gegevens.

4.3 Recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verzoeken wanneer één van de volgende gevallen van toepassing is:

Je betwist de juistheid van je persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die bookU nodig heeft om de juistheid van de gegevens te controleren;
De verwerking van je persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van je gegevens, verzoek je om beperking van het gebruik ervan;
Je hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking van je persoonsgegevens (zie punt 4.5) en zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van je recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoek je om het gebruik van je persoonsgegevens te beperken.

4.4 Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens als de verwerking plaatsvindt op grond van het rechtmatig belang van bookU of op grond van het algemeen belang. We stoppen met verwerken tenzij we kunnen aantonen dat er dwingende legitieme redenen zijn voor de verdere verwerking of voor de uitoefening van juridische claims. Je kunt ook bezwaar maken in het geval van de verwerking van je gegevens voor direct marketingdoeleinden, zodat de persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden zullen worden verwerkt. 

4.5 Het recht om een klacht in te dienen 

Als je op enig moment meent dat bookU een inbreuk maakt op je privacy, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0) 2 274 48 00, e- mail: contact@apd-gba.be

Hoelang houdt bookU je persoonsgegevens bij?

bookU heeft een beleid uitgewerkt waarbij we je persoonsgegevens op een veilige manier bewaren. We houden deze gegevens niet langer bij dan nodig om de doeleinden hierboven vermeld te kunnen realiseren of om onze wettelijke of contractuele verplichtingen na te komen. Als je wenst dat bookU je persoonsgegevens niet langer bijhoudt of je wenst meer informatie over de bewaartermijnen die we hanteren, dan kan je hiervoor contact opnemen met ons via privacy@booku.be.

Met welke derde partijen worden persoonsgegevens gedeeld?

bookU onthoudt zich van het bekendmaken persoonsgegevens van betrokkenen aan derden tenzij in de volgende specifieke gevallen:

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met externe serviceproviders waaraan bookU bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed (vb. de opbouw, het beheer en onderhoud van de website, het beheer van de klantendatabase, cloudservices etc.). bookU selecteert haar partners zorgvuldig zodanig dat zij even plichtsbewust met je persoonsgegevens omgaan als bookU dit zelf doet. Bovendien ontvangen zij deze persoonsgegevens enkel om ze ten behoeve van bookU te verwerken en doen zij dit op onze strike instructies. bookU verkoopt je persoonsgegevens dus niet door aan derde partijen en deze partijen mogen de gegevens niet gebruiken voor eigen (commerciële) doeleinden. Met elk van deze partijen (“verwerkers” genaamd) heeft bookU ook een verwerkersovereenkomst gesloten.
Indien er op bookU een wettelijke verplichting rust om persoonsgegevens door te geven.

In het geval dat persoonsgegevens dienen te worden doorgegeven naar een derde partij buiten de EER, zoals softwareleveranciers en cloudservices, past bookU de regels inzake de internationale doorgifte van persoonsgegevens toe in lijn met de bepalingen van de AVG.

Hoe beveiligt bookU je persoonsgegevens?

bookU heeft technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking van je persoonsgegevens aan derden en enige andere ongeoorloofde verwerking van deze gegevens te voorkomen. Wij hebben alles in het werk gesteld om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid te waarborgen van de informatiesystemen en -diensten waarin persoonsgegevens worden verwerkt. Deze maatregelen omvatten fysieke, technische en operationele beveiligingsmaatregelen, toegangscontroles, bewustmaking en vertrouwelijkheidsclausules.

Indien gewenst kan je steeds meer informatie worden bezorgd over de concrete beveiligingsmaatregelen die bookU neemt ter bescherming van persoonsgegevens door contact op te nemen via privacy@booku.be.

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen of bijwerken om wijzigingen in onze werkwijzen met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens of wijzigingen in toepasselijke wetgeving weer te geven. We doen dit door de bijgewerkte versie op deze website te plaatsen. Wanneer we wijzigingen in onze Privacyverklaring publiceren, zullen we de datum en het versienummer van de laatste update van onze Privacyverklaring wijzigen. Aanzienlijke veranderingen zullen op onze homepage worden gemeld. Niettemin raden we je aan om onze Privacyverklaring regelmatig door te nemen.