Zo organiseerde Mijn Restaurant hun personeel: Van chaos naar controle met bookU

1. Alle medewerkers in één overzichtelijk portaal

• Van Excel-chaos naar één centrale plek: Excel-sheets, WhatsApp-groepen, en papiertjes op het prikbord — het klassieke recept voor chaos bij startende restaurants. Charlotte en Aristide van restaurant Lucien in Kortrijk kenden het probleem maar al te goed: wie is er beschikbaar, wie heeft welke functie, en waar staan die contactgegevens ook alweer? Klinkt herkenbaar?

• Eén systeem, alles op zijn plaats: Met de werknemersmodule van bookU hadden alle vier de teams nu eindelijk overzicht. In één centraal portaal zien ze precies wie wanneer kan werken, welke functies iedereen beheerst (bar, keuken, zaal), en wat voor contract ze hebben. Of het nu gaat om vaste medewerkers, flexi's of jobstudenten — alles staat op één plek.

Het voordeel? Geen eindeloos zoeken meer door verschillende systemen. Alles in één overzicht beschikbaar. Simpel, overzichtelijk, zoals het hoort.

Ontdek meer over medewerkersbeheer

2. Planning maken in 15 minuten

De nachtmerrie van planning maken

Voor Jonas en Maarten van Vonk in Antwerpen was planning maken een tijdrovende klus. Urenlang WhatsApp'en wie er kan, wie er niet kan, wie er vrij heeft gevraagd... En dan komt er natuurlijk altijd wel iemand terug op zijn woord. Herkenbaar voor veel horeca-ondernemers.

Hoe het werkt met bookU

Het proces is nu zo simpel dat je je afvraagt waarom je het ooit anders deed.

1. Beschikbaarheden komen binnen: De medewerkers van de vier restaurants gaven via de bookU Staff app door wanneer ze kunnen werken. Geen WhatsApp-chaos meer, gewoon een duidelijk overzicht van wie wanneer beschikbaar is.​​​​​​
2.  Je ziet alles in één oogopslag: Als planningsmanager open je bookU en zie je meteen wie beschikbaar is, hoeveel uren iedereen al ingepland staat, en wat de impact is op je loonkosten. Real-time, geen giswerk.
3. Drag, drop, done: Shifts toewijzen? Letterlijk slepen en loslaten. De juiste persoon op de juiste plek, zonder gedoe.
4. Iedereen krijgt het te weten: Zodra de planning klaar is, krijgt het team automatisch een notificatie via de Staff app. Geen vergeten berichten, geen miscommunicatie.

Ontdek meer over de planningsmodule 

3. Communicatie via de Staff app

• WhatsApp is niet gemaakt voor horecaplanning: Laten we eerlijk zijn: WhatsApp-groepen met je team escaleren snel. Privéberichten tussen werkmeldingen, mensen die groepen muten omdat het té druk wordt, en belangrijke info die verdwijnt tussen memes en GIFs. Not ideal.

• Eén app voor alles werk-gerelateerd: Via de bookU Staff app hadden de medewerkers van de vier Mijn Restaurant teams alles wat ze nodig hadden in één overzicht. Hun planning en die van hun collega's — altijd up-to-date. Beschikbaarheden en afwezigheden doorgeven? Rechtstreeks in de app. Een overzicht van gewerkte uren, verloftellers, overuren? Yep, ook daar. Plus, ze zagen meteen wat hun volgende shifts zijn.

Ontdek meer over de Staff app 

4. Digitaal inprikken voor correcte tijdsregistratie

• Het oude systeem: papier en ellende: Uren op papier opschrijven — een bekend scenario in de horeca. Bij Datcha in Gent kende Ruslan het probleem: eind van de maand urenlang alles intypen en checken of het klopt. Handschriften ontcijferen, discussies over wie wanneer werkte... Een nachtmerrie die veel horeca-ondernemers kennen

• Hoe digitaal inprikken werkt: Met bookU is het zo simpel dat het bijna saai wordt. Een medewerker komt aan en prikt in via de tablet achter de toog. De timer start automatisch. Pauzes worden netjes geregistreerd. Bij uitprikken stopt de timer. En alle data staat meteen in het bookU portaal, correct tot op de minuut. 

Geen handmatige invoer meer. Geen discussies over wie wanneer werkte. En in real-time zie je precies wie er nu aan het werk is. Voor de teams van Mijn Restaurant betekende dit: volledige transparantie en correcte tijdsregistratie zonder gedoe.

Meer info over de digitale prikklok 

5. Automatische Dimona's en contracten

• De €600 nachtmerrie: Vergeten een Dimona te versturen? Boete: tot €600 per overtreding. Voor startende ondernemers is dit letterlijk wakker liggen. En eerlijk? Ook voor doorgewinterde horeca-mensen blijft het een bron van stress.

• Op automatische piloot: Met bookU gebeurt het gewoon, zonder dat je er naar moet kijken. Dimona IN wordt automatisch verstuurd bij inprikken. Dimona UIT bij uitprikken. En als je achteraf een shift aanpast? Ook die wijziging gaat automatisch de deur uit. 

• Bonus: digitale contracten: Komt er een jobstudent werken? Zijn dagcontract staat automatisch klaar. Hij tekent digitaal op de tablet, het document wordt opgeslagen, en beide partijen krijgen een kopie. Geen printer nodig, geen papierwerk dat zoek raakt.

Voor de vier Mijn Restaurant teams betekende dit één ding: rust. Ze konden zich focussen op hun gasten en hun gerechten, terwijl bookU de administratieve verplichtingen in de gaten hield.

6. Real-time grip op loonkosten

• Budget = heilig bij Mijn Restaurant: Mijn Restaurant geeft de duo's een budget. Daarbuiten gaan? Game over. En loonkosten zijn veruit hun grootste kostenpost. Geen ruimte voor fouten dus

• Tijdens het plannen weet je al wat het kost: Hier wordt het interessant. Alle vier de teams konden tijdens het plannen realtime zien hoeveel hun medewerkers kosten. Ze gaven vooraf een maximaal bedrag in, samen met de kostprijs per uur per functietype. En terwijl ze planden, zagen ze precies hoeveel budget ze al verbruikt hebben. Dreig je over budget te gaan? Je ziet het meteen en kunt bijsturen. Zit je ruim onder budget? Dan weet je dat je eventueel extra hulp kunt inplannen voor die drukke zaterdagavond. 

Het verschil is enorm:
Zonder bookU zit je eind maand met een verrassing (vaak geen prettige). Met bookU stuur je real-time bij en houd je je budget onder controle.

7. Maandafsluiting in 10 minuten

• Van horror naar "is dat alles?" Eind van de maand was vroeger... laten we het een nachtmerrie noemen. Excel-sheets waarmee je uren bezig was, handmatig uren optellen en controleren. Het kostte letterlijk een hele avond.

• Hoe kan het zo snel?  Simpel: alle data is er al. Je opent de prestatieverwerking, controleert de gewerkte uren (die er al staan), valideert de prestaties, exporteert alles naar je sociaal secretariaat, en je bent klaar.

Vroeger: minstens 2 uur per maand
Nu: 10 minuten

Ontdek meer over prestatieverwerking 

Plan zoals Mijn Restaurant

Wil je zien hoe bookU jouw personeelsplanning transformeert?

Boek een gratis demo